Como conseguir patrocinadores
Conseguir patrocinadores para tu negocio, proyecto o evento puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Vamos a aprender a identificar patrocinadores potenciales sólidos, redactar resúmenes ejecutivos y enviar emails / información personalizada a los patrocinadores potenciales. De esta manera aumentarás considerablemente las posibilidades de conseguir un patrocinador.
Crea una lista de patrocinadores potenciales.
Tener una gran lista de patrocinadores potenciales es genial, pero tendrás que preguntarles a todas las personas y compañías de tu lista si quieren patrocinarte. Tu lista debe estar formada por patrocinadores posibles, es decir, personas o compañías que verdaderamente podrían patrocinarte. Incluye compañías que te hayan patrocinado en otros momentos, compañías que hayan patrocinado otras ideas similares a las tuyas o compañías con las que tengas algún tipo de contacto personal mediante el cual puedas conseguir el patrocinio.
Identifica a los patrocinadores potenciales.
Busca compañías que patrocinen otros eventos o actividades similares a las tuyas. Utiliza las investigaciones previas de otras organizaciones para contar con ventaja. Si buscas un patrocinio para un evento especial de carreras o excursiones, busca otras carreras en tu zona y observa qué patrocinadores tienen. Este podría ser un buen punto para empezar.
Si tu evento es de carácter deportivo, considera como posibilidades grandes marcas del sector, si la idea es atractiva no dudes que querrán estar a tu lado, Nike, Adidas, etc.
Si vas a hacer un evento musical o un concierto, considera las estaciones de radio locales, publicaciones musicales y otras empresas con intereses similares.
Si tu evento es gastronómico, considera la revista Gourmet, Con Mucha Gula o Sobremesa que en este caso son los referentes del sector. Siempre apunta alto.
Anticipa las necesidades de cada patrocinador potencial.
Si conoces los datos demográficos, el modelo de negocio y los objetivos de tus patrocinadores potenciales, puedes comenzar a desarrollar una idea de la forma en que debes actuar para conseguir patrocinio.
Por esta razón, las empresas locales son a menudo una mejor opción que las grandes multinacionales como Nike. Si bien es cierto que Nike es una compañía con muchos recursos, probablemente reciba cientos de solicitudes de patrocinio por semana. ¿La clínica dental o la tienda de artículos deportivos? Seguramente no tendrán tantas solicitudes.
Considera la posibilidad de aprovechar la rivalidad entre patrocinadores. Si una tienda de artículos deportivos de tu población ya se comprometió contigo a cierto nivel, menciona eso a la otra tienda de artículos deportivos que hay en tu población. Ellos captarán la indirecta.
Debes tener en cuenta las motivaciones de los patrocinadores para poder orientar o canalizar mejor tu oferta hacía ellos:
1. Espiritu de la marca: las empresas están dispuestas a patrocinar un evento si el objetivo del mismo se alinea con los mensajes clave que la empresa desea comunicar a sus clientes.
2. Marketing: Si un patrocinador considera a tus asistentes al evento como prospectos viables para su negocio a menudo esto puede derivar en un aumento de la cantidad del patrocinio ya que pueden utilizar fondos dedicados a la publicidad o al marketing para comercialización.
3. Cumple con sus objetivos de beneficencia: Si tu proyecto se alinea con sus esfuerzos filantrópicos tienes una mejor oportunidad de atraer su apoyo.
Escribe un resumen del proyecto.
Un email o carta postal siempre debe comenzar con un resumen del proyecto o una declaración sobre la misión del evento o negocio que quieres que reciba patrocinio. Este debe contener entre 250 y 300 palabras que describan en detalle la actividad a financiar, por qué buscas patrocinadores y cómo se beneficiará la empresa por brindarte patrocinio.
En el primer párrafo de la carta todas las personas asociadas a tu organización o proyecto que tengan una relación directa.
Si hay celebridades o influencers del sector que asistirán hay que mencionarlos también en el primer párrafo.
Asegúrate de que la carta incluye lo siguiente:
-Nombre del evento con la fecha, hora y lugar
– Tema del evento
– Nombre de la organización y su misión
– Lo que quieras-patrocinar
-La información de contacto
Es conveniente que se revise por más de una persona la carta antes de enviarla para verificar la gramática, ortografía, errores tipográficos, etc.. Si es uno mismo el único que la revisa es muy fácil que se te pase por alto el más mínimo error.
Tu resumen del proyecto es tu única oportunidad para que los patrocinadores potenciales continúen leyendo, por lo tanto debes escribir una carta original. Escribe una nota individualizada para que el patrocinador potencial sienta que te tomaste el tiempo necesario para aprender acerca de él y su empresa. Esto también demostrará al patrocinador que mantendrás tus promesas de patrocinio durante todo el convenio.
Recuerda que debes agradecer al patrocinador por considerar tu oferta. Para demostrar tu nivel de seriedad, escribe la carta en un tono de trabajo amable y profesional.
Enumera los diferentes niveles de patrocinio.
Si aún no lo has hecho, decide el presupuesto para tu negocio o empresa y decide qué es lo que deseas adquirir por parte de los patrocinadores. Crea diferentes «niveles» de patrocinio para que los patrocinadores puedan comprometerse y explica qué pides para cada nivel y por qué necesitas patrocinadores para cada nivel.
Explica los beneficios para los patrocinadores. Atrae a los patrocinadores potenciales usando tu conocimiento sobre su modelo de negocios, audiencia y objetivos, explicando cómo se beneficiarán por patrocinarte. Podrías incluir argumentos acerca de la cobertura de prensa y otras oportunidades promocionales.
Proporciona una llamada a la acción.
Tu llamada a la acción puede ser un formulario que ellos rellenen y te envíen o tu información de contacto solicitándoles una reunión para acordar el patrocinio.
Asegúrate de que el patrocinador tenga una tarea específica que cumplir a fin de avanzar con el proceso. Mantén el balón en su lado del campo. Mientras más fácil sea para ellos cumplir con la tarea que pides, más posibilidades habrá de que digan sí.
Ve al grano.
Estás tratando con comerciantes, empresarios y gente de negocios, no con académicos. Este no es el momento para rellenar tus cartas con un lenguaje notable solo para parecer listo. Da tu argumento, las ventajas de negocio para los patrocinadores y termina rápido. Breve y amable.
Como tú, debes entender que los demás también están ocupados, debes solicitar reuniones de no más de 30 minutos. De esta manera deberás ir al grano y el patrocinador te lo agradecerá. Si finalmente has conseguido la reunión debes estar preparado con un contrato de patrocinador listo para la firma!
Envía la información,evita el enfoque disperso.
Quizás sea tentador enviar cientos de dossiers a tantos posibles patrocinadores como sea posible usando un mensaje anodino diseñado para llegar a todos los rincones posibles. Esto es incorrecto. Es importante que los patrocinadores se sientan unicos, que estás muy interesado en que sea su empresa la que patrocine tu evento y que no forma parte de un grupo masivo.
Sé prudente al realizar los envíos, envíalos únicamente a las empresas que verdaderamente piensas que podrían acabar colaborando en tu causa. No desesperes si ves en un primer momento que no obtienes los resultados esperados.
Por ejemplo: Para cada veinte cartas enviadas solicitando patrocinio, el objetivo podría ser obtener cinco llamadas o interés en el proyecto cuando realizas la llamada de seguimiento y posibilidad de estar abiertos a una reunión. Para las reuniónes el objetivo es convertir la mitad en patrocinadores del evento.
Recuerda incluso que si una empresa resulta que no está interesada en este proyecto, estás construyendo las bases para un futuro patrocinador.
Envía a cada patrocinador la información de patrocinio personalizado.
Personaliza cada correo electrónico, paquete y correspondencia que envías. La personalización de información recibe hasta un 30% más de respuestas por parte del receptor.
No envíes una carta ‘A quien corresponda’. Si no sabes quien es el responsable de la empresa hay que hacer un poco de investigación para encontrar al Director General que seguramente remitirá la carta a la persona adecuada. Hoy en día es casi delito no hacerlo así ya que contamos con redes sociales como por ejemplo Linkedin que fácilmente nos brinda ese tipo de informaciones.
Haz un seguimiento a través de llamadas telefónicas.
Debes asumir que la gran mayoría de posibles patrocinadores no te van a llamar por eso es tu obligación contactar con ellos pasados unos días después de que hayan recibido la información, lo ideal es hacerlo entre 5-7 días después. Pregúntales si recibieron tu solicitud. Averigua si tienen alguna pregunta. Asegúrate de que sepan dónde localizarte cuando hayan tomado su decisión.
Si alguien no le devuelve la llamada eso no significa que te hayan dicho que no. Debes seguir llamando nuevamente hasta obtener una respuesta positiva o negativa. Recomiendo espaciar las llamadas cada 3 días con un mínimo de 5 llamadas antes de renunciar.
Tu objetivo no es necesariamente obtener un sí por teléfono, aunque eso sería buenísimo. Más bien, es tener una reunión en persona con el responsable.
Personaliza tu trato para cada patrocinador a medida que transcurre el proyecto.
Si tienes una empresa que contribuye con 10.000€ a tu evento, ¿qué medidas tomarás para tratarla de forma diferente a otra compañía que solo aportó unos cuantos euros? La diferencia debe ser notable y sustancial, desde las ventajas que ofreces en cuanto a la publicidad hasta la forma en que te comunicas con ellos por teléfono. Este es el momento de hacer unas inversiones para que puedas asegurarte de mantener a tus patrocinadores contentos y a tu lado.
Empieza ya a pensar en los patrocinadores potenciales, es posible que tengas una fecha límite para conseguir patrocinadores. Mientras más tiempo dediques buscando patrocinadores, mejor. Lo ideal es trabajar durante unos tres o cuatro meses en este tema para conseguir resultados.
Carlos M.
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